Pedir documentos ao cliente e revisar o envio

Antes de começar

Criar a solicitação

1. No menu lateral, clique em Solicitações e depois em Nova solicitação.

   

2. Escolha a Empresa e o Tipo de documento. Se não estiver na lista, escolha Outros… e escreva o nome em Qual documento?.

3. Em Descrição (opcional), explique o que você precisa. Por exemplo: "Conta de luz, água ou telefone dos últimos 3 meses."

4. Escolha a Recorrência (veja abaixo) e, se for o caso, o Intervalo (dias).

5. Em Primeiro vencimento (opcional), escolha até quando o cliente deve enviar.

6. Clique em Criar solicitação. Aparece Solicitação criada.

   

As opções de Recorrência:

O que o cliente recebe

• Um e-mail e uma mensagem de WhatsApp com o pedido, nos canais que ele confirmou, quando o prazo está próximo ou já passou;
• lembretes antes do vencimento e no dia em que o pedido atrasa. As datas dos lembretes ficam em AlertasConfigurar alertas, em Janelas de antecedência;
• o pedido no portal, na tela O que você precisa enviar. Ele aparece lá mesmo sem aviso.

Veja como o cliente envia em Enviar um documento que o escritório pediu e em Enviar documentos pelo WhatsApp.

Revisar o que o cliente enviou

Quando o cliente envia, o documento aparece em Aguardando sua revisão, com a empresa, o nome do arquivo e quem enviou. O número ao lado de Solicitações, no menu, soma os envios que esperam revisão e os pedidos atrasados.

1. Clique em Ver para abrir o arquivo.

2. Se estiver certo, clique em Aprovar. Nas solicitações No vencimento do documento, abre a janela Aprovar envio, com a Validade do documento já estimada: confira com a data impressa no documento e clique para aprovar.

3. Aparece Documento aprovado e publicado no cofre.

   

Se o documento não serve, clique em Recusar, escreva o Motivo (opcional), como "documento ilegível", e confirme. Aparece Envio recusado., e o cliente recebe o motivo e o pedido para reenviar.

O ícone de lixeira do envio descarta o arquivo, por exemplo um arquivo enviado por engano, e o pedido volta a Aguardando envio.

Acompanhar as solicitações

Em Solicitações ativas, cada pedido mostra a empresa, a recorrência, o vencimento e a situação:

• Aguardando envio: o cliente ainda não enviou;
• Em análise: o cliente enviou e o envio espera a sua revisão;
• Aprovado: você aprovou o envio;
• Reenviar: você recusou, e o cliente precisa enviar de novo;
• Atrasado: o prazo passou sem envio.

Parar de cobrar

1. Em Solicitações ativas, clique no ícone de lixeira do pedido.
2. Em Remover solicitação?, clique em Remover. Aparece Solicitação removida.

O cliente deixa de ser cobrado. Um documento já aprovado continua no cofre. Pedidos em Reenviar não podem ser removidos: espere o cliente reenviar e aprove ou recuse.

Pedir a renovação de um documento que já está no cofre

Para um documento que o robô não busca, dá para pedir a versão nova direto dele:

1. Na linha do documento, ou na página dele, clique nos três pontinhos e escolha Solicitar atualização ao cliente.
2. Em Quando cobrar, escolha Automático, antes de vencer, Agora (uma vez) ou A cada N dias, e escreva uma Mensagem ao cliente (opcional).
3. Clique em Solicitar atualização. Aparece Atualização solicitada ao cliente.

O arquivo que o cliente enviar entra como uma nova versão do mesmo documento, depois da sua aprovação.