Criar a conta e fazer a configuração inicial

Informar seus dados de acesso

1. Na tela de entrada do VaultDoc, clique em Teste 3 dias grátis, logo abaixo do formulário. A tela Criar sua conta se abre.

2. Preencha Nome completo, E-mail e WhatsApp, com DDD. A pontuação do telefone entra sozinha.

3. Crie uma Senha com pelo menos 8 caracteres e repita no campo Confirmar senha.

4. Clique em Continuar. O botão só fica disponível com todos os campos preenchidos e as duas senhas iguais.

   

O cadastro não pede cartão de crédito.

Escolher o tipo de conta

1. Em Tipo de conta, escolha uma das opções:

   • Escritório — para quem cuida dos CNPJs de vários clientes, como escritórios de contabilidade e de advocacia. Vem marcada.
   • Empresa — para quem cuida do CNPJ das próprias empresas.

2. Marque Li e aceito os Termos de uso e a Política de Privacidade (LGPD).

3. Clique em Começar teste grátis.

   

4. Aparece a mensagem Conta criada com sucesso! Vamos configurar seu cofre. e o assistente de configuração se abre. Você também recebe um e-mail de boas-vindas com a data em que o seu teste termina.

Se aparecer E-mail já cadastrado., já existe uma conta com esse e-mail. Volte à tela de entrada e entre com ele — se não lembrar a senha, use Esqueci minha senha.

Começar o assistente de configuração

O assistente mostra primeiro a lista de etapas do seu tipo de conta:

• Escritório: Seu escritório, Marca, Endereço e Equipe;
• Empresa: Sua empresa e Monitoramento.

1. Clique em Começar.

   

2. Em cada etapa, preencha o que pedir e clique no botão principal para avançar. Para deixar uma etapa para depois, clique em Pular esta etapa, abaixo do botão.

Configurar uma conta de Escritório

São quatro etapas, e nenhuma é obrigatória.

Seu escritório

1. Digite o CNPJ do escritório no campo CNPJ. Ao completar os 14 dígitos, o VaultDoc mostra Consultando a Receita… e, em seguida, a razão social, a cidade e a situação cadastral.

2. Confira os dados e clique em Salvar e continuar. Aparece Escritório cadastrado.

   

O nome do escritório passa a ser o nome fantasia que está na Receita (ou a razão social, quando não há nome fantasia). Você pode ajustá-lo na etapa seguinte.

Se aparecer Não consegui consultar este CNPJ. Confira o número., confira os dígitos. Se o número estiver certo, pule a etapa: depois dá para cadastrar a empresa pelo menu Empresas, preenchendo os dados à mão.

Marca

É como o portal do cliente aparece para os seus clientes.

1. Confira o Nome do escritório. Ele aparece ao lado da logo no portal e serve de base para sugerir o endereço do portal na próxima etapa.

2. Clique em Enviar logo e escolha a imagem: PNG, JPG, SVG ou WEBP, com até 2 MB. A logo é gravada na hora e aparece a mensagem Logo enviada. Para mudar, clique em Trocar.

3. Em Cor da marca, clique em uma das cores.

4. Clique em Salvar e continuar para gravar o nome e a cor.

   

Endereço

É o link que você passa aos seus clientes para eles entrarem no portal com a sua marca.

1. O campo Identificador já vem com uma sugestão baseada no nome do escritório. Mantenha ou edite.

2. Logo abaixo aparecem o link completo do portal, que termina com /p/ e o identificador, e o selo Disponível — ou o motivo de o endereço não poder ser usado.

3. Clique em Salvar e continuar. Aparece Endereço reservado.

   

O identificador precisa seguir estas regras:

• ter de 3 a 40 caracteres;
• usar só letras minúsculas sem acento, números e hífen — letras maiúsculas viram minúsculas, e letras acentuadas, espaços e outros caracteres são descartados enquanto você digita;
• não começar nem terminar com hífen;
• não ser uma palavra reservada pelo sistema, como portal, login, admin, painel ou suporte;
• não estar em uso por outro escritório (aparece Já está em uso.).

Enquanto o endereço não puder ser usado, o botão Salvar e continuar fica bloqueado.

Equipe

1. Preencha Nome e E-mail de quem vai trabalhar no painel com você.

2. Clique em Enviar convite. Aparece Convite enviado. e o e-mail da pessoa entra na lista, logo abaixo. Repita para cada pessoa.

3. Clique em Concluir. Aparece Tudo pronto! e o Dashboard se abre.

   

Configurar uma conta de Empresa

São duas etapas.

Sua empresa

1. Digite o CNPJ no campo CNPJ. Ao completar os 14 dígitos, o VaultDoc mostra Consultando a Receita… e, em seguida, a razão social, a cidade e a situação cadastral.
2. Confira os dados e clique em Salvar e continuar. Aparece Empresa cadastrada.

A empresa já entra no cofre e o robô começa a buscar as certidões dela. Se aparecer Não consegui consultar este CNPJ. Confira o número. e o número estiver certo, pule a etapa e cadastre a empresa depois pelo menu Empresas, preenchendo os dados à mão. Veja Cadastrar uma empresa.

Monitoramento

Esta etapa vale para a empresa cadastrada na etapa anterior.

1. Em Frequência, escolha de quanto em quanto tempo o robô volta aos portais para renovar as certidões: Semanal, Quinzenal (vem marcada) ou Mensal.

2. Deixe ligada a chave Extração automática. Desligada, o robô deixa de buscar e renovar as certidões sozinho.

3. Clique em Concluir. Aparece Tudo pronto! e o Dashboard se abre.

   

Continuar depois da configuração

Tudo o que o assistente faz também pode ser feito depois, pelos menus:

• Cadastrar empresas: menu Empresas, botão Adicionar empresa. Veja Cadastrar uma empresa ou, para uma lista de CNPJs, Importar várias empresas de uma vez.
• Nome, logo, cor e endereço do portal (contas de Escritório): ConfiguraçõesMarca do portal.
• Equipe: ConfiguraçõesEquipe e permissões.
• Certidões e frequência de cada empresa: aba Monitoramento da empresa.

Com as empresas cadastradas, o próximo passo de um escritório costuma ser abrir o portal para os clientes: veja Liberar o portal para um cliente. E para saber o que muda quando o teste grátis termina, veja Teste grátis e conta vencida: o que continua funcionando.