Liberar o portal para um cliente

Abrir os acessos do cliente

1. No menu lateral, na seção Configurações, clique em Acessos do cliente.

2. No canto superior direito, clique em Novo acesso.

   

Preencher os dados do contato

A janela Novo acesso do cliente se abre. Preencha:

• Nome da pessoa;
• Cargo (opcional): escolha na lista ou selecione Outro… para digitar;
• E-mail e Telefone: informe pelo menos um dos dois. Digite o telefone com DDD, no formato (11) 99999-0000 — é esse mesmo número que o cliente vai digitar para entrar no portal.

Escolher as empresas e a permissão de envio

1. Em Empresas com acesso, marque as empresas cujos documentos essa pessoa pode ver. A quantidade marcada aparece ao lado do título.

2. Com mais de seis empresas na lista, aparece o campo Buscar por nome ou CNPJ…. Uma empresa marcada continua marcada mesmo que saia do resultado da busca.

3. Deixe ligada a chave Pode enviar documentos se a pessoa for mandar os documentos que o escritório pedir. Desligada, ela só consulta.

   

Na lista aparecem só as empresas que o seu usuário pode ver no VaultDoc. A chave Pode enviar documentos vale para todas as empresas marcadas.

Revisar e liberar o acesso

1. Clique em Revisar e liberar. Se faltar alguma coisa, a janela avisa no topo: Informe o nome do contato., Informe e-mail ou telefone. ou Selecione ao menos uma empresa.

2. Na tela Confirmar liberação de acesso, confira o resumo: nome, cargo, e-mail, telefone, o que a pessoa vai poder fazer (Poderá ver e enviar documentos ou Poderá apenas visualizar) e a lista Empresas que ficarão visíveis. O aviso em amarelo lembra que são dados de terceiros: confira se cada empresa deve mesmo ficar visível para essa pessoa. Para corrigir algo, clique em Voltar.

   

3. Clique em Confirmar e liberar acesso.

4. Pronto: aparece a mensagem Acesso liberado, o contato entra na lista com o selo Convidado e o convite de confirmação sai na mesma hora.

Acompanhar a confirmação do cliente

Assim que o acesso é liberado, o VaultDoc manda um convite para cada canal cadastrado:

• E-mail: chega com o assunto Confirme seu e-mail para enviar documentos — VaultDoc. O cliente clica em Confirmar meu e-mail e informa o CNPJ da empresa.
• WhatsApp: chega uma mensagem do número do VaultDoc com o nome do seu escritório e da empresa. O cliente responde e, quando a conversa pedir, envia o CNPJ da empresa.

Cada canal é confirmado separadamente. O passo a passo do lado do cliente está em Confirmar seu e-mail e seu WhatsApp.

A confirmação não é necessária para entrar no portal: o cliente já pode entrar com um código enviado ao e-mail ou ao telefone cadastrado. Mas só os canais confirmados recebem as solicitações de documento e os lembretes.

Para ver o que já foi confirmado:

1. Na linha do contato, clique no ícone de lápis.

2. Na janela Editar acesso, veja o selo ao lado de E-mail e de Telefone: Confirmado ou Pendente.

3. Se um canal estiver pendente, clique em Reenviar, logo abaixo do campo, para mandar o convite de novo. A janela fecha e aparece Link de confirmação reenviado. ou Convite reenviado no WhatsApp.

   

Se o convite ou o código de acesso não chegarem, veja Meu cliente não recebe o código ou a solicitação.

Passar o endereço do portal ao cliente

O cliente entra no portal com o e-mail ou o telefone cadastrado e um código — sem senha. O endereço que você manda depende da marca do portal:

1. Abra ConfiguraçõesMarca do portal e veja o painel Endereço do portal.

2. Se o campo Identificador do escritório estiver preenchido e salvo, mande ao cliente o endereço que aparece em Seus clientes acessam em (algo como app.vaultdoc.com.br/p/nome-do-escritorio). Nesse endereço, a tela de entrada mostra o nome do seu escritório e, se estiverem configuradas, a logo e a cor da marca.

   

Se o campo estiver vazio, o escritório ainda não tem endereço próprio — o endereço terminado em seu-escritorio que aparece ali é só um exemplo, não o seu endereço. Nesse caso, mande o endereço geral do portal, app.vaultdoc.com.br/portal/login, que mostra a marca do VaultDoc.

Os dois endereços levam ao mesmo portal: o cliente entra com o mesmo e-mail ou telefone em qualquer um deles. Os e-mails de solicitação e de lembrete já levam o endereço do seu escritório, quando ele existe.

Editar um acesso

1. Na linha do contato, clique no ícone de lápis.

   

2. Na janela Editar acesso, altere o que precisar: nome, cargo, e-mail, telefone, empresas ou a chave Pode enviar documentos.

3. Clique em Revisar e salvar, confira o resumo e clique em Confirmar alterações.

4. Aparece a mensagem Acesso atualizado.

Suspender ou reativar um acesso

Suspender bloqueia o acesso sem apagar o contato — útil quando a pessoa se afasta da empresa por um tempo.

1. Na linha do contato, clique no ícone de cadeado. Não há janela de confirmação: o acesso é suspenso na hora.
2. Aparece a mensagem Acesso suspenso, e o contato fica com o selo Suspenso.

Enquanto estiver suspenso, o contato perde o acesso ao portal e não recebe código para entrar, solicitações nem lembretes. Se ele escrever no WhatsApp, a resposta é que o número não foi encontrado.

Para reativar, clique no mesmo botão — com o acesso suspenso, ele mostra uma seta entrando no lugar do cadeado. Aparece a mensagem Acesso reativado.

Remover um acesso

1. Na linha do contato, clique no ícone de lixeira.

2. A janela Remover acesso avisa que a pessoa perde o acesso ao portal imediatamente e que a ação não pode ser desfeita. Clique em Remover.

   

3. Aparece a mensagem Acesso removido.