Pular para o conteúdo
VaultDocCentral de Ajuda

Enviar documentos pelo WhatsApp

Atualizado em 28/09/2026

Com o WhatsApp confirmado, os pedidos de documento do escritório chegam na conversa com o VaultDoc, e você responde ali mesmo, anexando o arquivo. O VaultDoc coloca o arquivo no pedido certo e avisa o escritório para conferir.

Antes de começar

Para enviar pelo WhatsApp, você precisa:

  • ter confirmado o seu número. Veja Confirmar seu e-mail e seu WhatsApp;
  • escrever do mesmo número que o escritório cadastrou;
  • ter o envio de documentos liberado pelo escritório no seu acesso.

O arquivo precisa ser um PDF ou uma foto (JPG ou PNG), com até 15 MB.

Responder a um pedido do escritório

  1. O pedido chega numa mensagem do VaultDoc, com o nome do documento que o escritório precisa.

    VaultDocWhatsApp

    Olá, Helena! 👋

    A Contabilidade Aurora precisa de um documento da sua empresa:

    📄 Comprovante de endereço

    Você pode enviar respondendo aqui mesmo esta conversa — é só anexar o arquivo (PDF ou foto). Assim que recebermos, faremos a análise.

    Ilustração da conversa. No seu celular o visual segue o do WhatsApp.

  2. Na mesma conversa, toque no clipe (ou no +) e anexe o arquivo: Documento para um PDF, Câmera ou Galeria para uma foto.

  3. Chega a confirmação ✅ Recebido!, com o nome do pedido e da empresa em que o arquivo entrou.

    VaultDocWhatsApp
    📎 comprovante-de-endereco.pdf

    ✅ Recebido! Anexei o arquivo em Comprovante de endereço (Padaria São Jorge). O escritório vai revisar e você será avisado.

    Ilustração da conversa. No seu celular o visual segue o do WhatsApp.

O pedido também pode chegar como lembrete de prazo, com o nome do documento e quanto falta para vencer (ou há quanto tempo venceu). Responda do mesmo jeito, anexando o arquivo. Pedido atrasado também recebe o arquivo normalmente.

Escolher o pedido quando há mais de um

Se o escritório pediu mais de um documento, o VaultDoc pergunta em qual pedido o arquivo entra:

  1. Envie o arquivo.

  2. Chega a mensagem Recebi seu documento! Para qual solicitação devo anexá-lo? Toque em Escolher.

  3. Na lista Pendências, toque no pedido certo. Cada linha mostra o nome do documento pedido e a empresa.

  4. Chega a confirmação ✅ Recebido!

    VaultDocWhatsApp
    📎 contrato-social.pdf
    Recebi seu documento! Para qual solicitação devo anexá-lo?
    Escolher
    Contrato Social

    ✅ Recebido! Anexei o arquivo em Contrato Social (Padaria São Jorge). O escritório vai revisar e você será avisado.

    Ilustração da conversa. No seu celular o visual segue o do WhatsApp.

Você tem 30 minutos para escolher. Depois disso, chega A sua sessão de envio expirou. Reenvie o documento, por favor. 🙏 e é só mandar o arquivo de novo.

Acompanhar a análise do escritório

Depois do ✅ Recebido!, o escritório confere o arquivo. No portal, o pedido aparece como Em análise, com o aviso Em análise pelo escritório.

O resultado chega pelos canais que o escritório usa para esses avisos, no WhatsApp ou no e-mail:

  • aprovado: não precisa fazer mais nada;
  • precisa de ajustes: a mensagem traz o motivo. Envie a versão corrigida respondendo na mesma conversa, do mesmo jeito que antes.
VaultDocWhatsApp

Olá, Helena!

A Contabilidade Aurora revisou o documento Comprovante de endereço e ele precisa de ajustes.

📝 Motivo: Arquivo ilegível, reenvie com melhor qualidade

É só reenviar a versão corrigida respondendo aqui mesmo esta conversa.

📎 comprovante-de-endereco-nitido.pdf
Ilustração da conversa. No seu celular o visual segue o do WhatsApp.

Resolver problemas no envio

O que apareceO que fazer
Não consegui anexar o arquivo: Formato não suportado (.docx). Envie PDF, JPG ou PNG.Salve o documento em PDF (no Word: Arquivo › Salvar como › PDF) e envie de novo.
Não consegui anexar o arquivo: Arquivo muito grande (máximo 15 MB).Diminua o arquivo, por exemplo digitalizando com qualidade menor, e envie de novo.
Recebi seu arquivo, mas não há nenhuma solicitação de documento em aberto para você no momento. 👍Não há pedido esperando por você, e o arquivo não foi guardado. Se o pedido que você está respondendo já está em análise, é só aguardar.
Não consegui baixar o arquivo. Pode reenviar, por favor?Envie o mesmo arquivo de novo.
A sua sessão de envio expirou. Reenvie o documento, por favor. 🙏Passaram os 30 minutos para escolher o pedido. Mande o arquivo de novo e escolha o pedido na lista.
Uma mensagem dizendo que ali só são recebidos documentosA conversa não responde perguntas. Dúvidas sobre qual documento serve são com o escritório que fez o pedido.
A pergunta do CNPJ, em vez da confirmaçãoO seu número ainda não foi confirmado, e o arquivo não foi recebido. Responda com o CNPJ e envie o arquivo de novo depois do Número confirmado. Se a pergunta continuar voltando com o CNPJ certo, fale com o escritório para ele conferir o seu acesso.
Não encontrei o seu número no nosso cadastro.Você está escrevendo de um número diferente do que o escritório cadastrou. Use o número cadastrado ou peça ao escritório para corrigir o seu cadastro.

Se você pediu a lista do que falta pelo menu 📤 Enviar documentos e não mandou nada em uma hora, chega um aviso de que a espera foi encerrada. Não tem problema: quando quiser, é só anexar o arquivo na conversa.

Problemas que não estão aqui:

Este artigo foi útil?

Artigos relacionados